Желаещите да участват в конкурса могат да изпращат своите фотографии на официалната електронна поща на "Холдинг БДЖ" ЕАД (bdz@bdz.bg), придружени със следните данни: лични данни на участника (три имена, години, местожителство), телефонен номер и адрес на електронна поща за контакт или директно на официалната интернет страница на CER на следния електронен адрес: http://www.cer.be/forms/2nd-european-railway-photography-contest/. За всяка от снимките е необходимо да бъдат посочени дата и място на заснемане.
Крайният срок за изпращане на снимките е 15 октомври 2014 г.
Фотографиите на печелившите участници ще бъдат публикувани на официалната интернет страница на CER (http://www.cer.be/), като отличените в съревнованието ще получат и парични награди. Наградени ще бъдат дванадесет снимки, които ще се публикуват и в календара на Общността на eвропейските железопътни и инфраструктурни компании за 2015 г. с посочени имена на фотографите и техните държави.
Участниците в конкурса трябва да се съобразят със следните условия:
• В състезанието се приемат до пет фотографии, които са направени само в страните- членки на Европейския съюз и Албания, Босна и Херцеговина, Грузия, Македония, Молдова, Черна гора, Норвегия, Сърбия, Швейцария и Турция;
• За участие в конкурса ще бъдат приемани снимки с висока резолюция (с ширина поне 1600 пиксела), като препоръчителен е хоризонтален jpeg формат;
• Допуснатите снимки не трябва да изобразяват конкретно разпознаваеми влакове и търговски компании, както и фигуриране на опасно поведение (например вървене по/или до железопътни релси);
• Необходимо изискване към участниците, е да притежават всички права върху представените фотографии, като гарантират, че те са техен оригинален труд, който не нарушава нечие авторско право;
• При снимки, на които присъства разпознаваемо човешко лице, се изисква специалното писмено разрешение на заснетия. Получаването на разрешение е задължение на участника в конкурса, а разрешението се представя в случай, че снимката бъде наградена.